Cómo calcular el promedio de horas de trabajo por empleado

Si bien existen varias herramientas para ayudar a los empleadores a calcular el tiempo de trabajo de los empleados, incluidas aplicaciones, hojas de cálculo y calculadoras en línea, también es bueno saber cómo hacerlo manualmente. Las empresas pagan a los empleados por hora por el trabajo realizado o por salario. Los empleados pagados por salario ganan la misma cantidad en cada período de pago, sin importar cuántas horas trabajaran. Si son despedidos, debería poder calcular fácil y rápidamente sus horas y las de sus empleados por hora.

Definición de parámetros de tiempo de trabajo

A menos que un empleado sea asalariado, las horas de trabajo se contabilizan en una tarjeta de tiempo. Las tarjetas de tiempo se consideran documentos legales que pueden usarse como evidencia en los tribunales o por organizaciones gubernamentales como el IRS para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales. Por lo tanto, ya sea que sea un empleador o un empleado, mantener registros precisos de las horas de trabajo es esencial y beneficioso para todas las partes.

Según GetSling.com, a menos que un empleado sea asalariado, el tiempo de trabajo puede ser:

  • Tiempo completo: generalmente son 40 horas a la semana, según la Ley de Normas Laborales Justas, que se promulgó en 1940 para evitar que los empleadores exploten a los trabajadores y los obliguen a trabajar las horas que elijan. Si bien no existe una ley que establezca un mínimo de horas de tiempo completo, el máximo que un empleado puede trabajar es 40 horas antes de ser elegible para el pago de horas extra.

  • Tiempo parcial: cualquier cosa menos de 40 horas a la semana. Por lo general, los empleadores consideran 20 horas a la semana como tiempo parcial, pero podría ser más, dependiendo del negocio.

  • Horas extras: según la FLSA, las horas extras se consideran más de 40 horas a la semana. El pago estándar de horas extras en los EE. UU. Se llama "tiempo y medio". Esto significa que por las horas trabajadas más de 40 horas a la semana, los trabajadores reciben 1,5 veces su salario por hora regular. Por lo tanto, si un empleado trabaja 41 horas a la semana y su salario regular es de $ 20 por hora, por la hora extra, recibirá $ 30.

Elección de un formato de hora para los cálculos

Calcular las horas de los empleados es relativamente simple, especialmente si registra esas horas correctamente con tarjetas de tiempo u hojas de cálculo. Asegúrese de que se completen con precisión de manera oportuna y estén bien organizados. Antes de calcular el pago, también puede ayudar a mantener registros diligentes de los horarios y responsabilidades de los empleados al calcular las horas trabajadas para la nómina. Al calcular las horas, lo primero que debe hacer es elegir un formato de cálculo de tiempo; los dos más comunes son la hora estándar y la hora militar.

En horario militar, las horas desde la 1 am hasta el mediodía son las mismas que en la hora estándar, pero aparecen de manera diferente. Para las horas por debajo de 10, se agrega un cero antes de esa hora, por lo que las 8:00 am se convierten en 08:00 horas. Las horas posteriores a las 10 se convierten en 11:00, 12:00, 13:00 y así sucesivamente, hasta medianoche o 24:00 horas. Cuando calcula las horas manualmente, esta puede ser una ruta más sencilla; por ejemplo, si un empleado trabaja de 8 am a 5 pm, en formato militar, eso se traduce como 08:00 a 17:00 horas. Reste 8 de 17 para obtener 9, las horas que trabajó el empleado.

Redondeo de horas de empleados y creación de categorías

A menudo, los empleados que ingresan y salen del trabajo no lo harán bien a la hora indicada. A veces tienen una diferencia de unos minutos y tendrás que redondear hacia arriba o hacia abajo. La mejor manera de evitar esto es hacer un seguimiento del tiempo en incrementos de 15 minutos, con los primeros siete minutos redondeados hacia abajo y el resto redondeado hacia arriba. Por ejemplo, si un empleado marca a las 07:58 y sale a las 17:02, son 8 horas, 4 minutos en el reloj, que se redondea a 8 horas. Por ejemplo, si un empleado comienza a trabajar a las 07:58 y sale a las 17:10, eso equivale a 8 horas y 12 minutos, pero se redondea a 8 horas y 15 minutos.

Dependiendo de la industria, un trabajador puede realizar diferentes trabajos con diferentes tasas de pago. Al calcular las horas trabajadas, es esencial bloquear el tiempo en esas tarifas para que los trabajadores puedan recibir el pago de acuerdo con la tarea que se esté realizando. Sería mejor estar al tanto de lo que hace su empleado y cuánto se le paga por ese puesto en particular, ya que puede convertirse en un problema legal en el futuro.

Elementos adicionales a considerar

Al calcular las horas trabajadas, también es fundamental tener en cuenta otros factores. Por ejemplo, mientras que las horas extraordinarias son tiempo y la mitad a nivel federal, los diferentes estados tienen diferentes leyes sobre horas extraordinarias. California, por ejemplo, duplica el salario de los empleados por más de 12 horas trabajadas en un día, y también por las horas del séptimo día consecutivo de la semana laboral, siempre que el tiempo trabajado sea superior a ocho horas.

Según Bizfluent.com, otros factores incluyen:

  • Pausas para comer y descansar: las pausas para descansar pueden durar entre cinco y 20 minutos. La ley estatal puede exigir a un empleador que otorgue estos descansos y, por lo tanto, debe pagarlos. Los períodos de comida pueden ser de 30 minutos a una hora y generalmente no se pagan a menos que el empleado trabaje durante el descanso.

  • Horas de trabajo parciales: si un empleado debe salir temprano del trabajo o no puede presentarse y no tiene tiempo pagado disponible para tales asuntos, el empleador puede deducir los días de vacaciones, personales o por enfermedad del empleado o retirarlos del día.

  • Horas extras para empleados que reciben propinas: los cálculos se realizan de acuerdo con la tasa de salario mínimo federal o estatal y el crédito de propinas del trabajador. Por ejemplo, si un trabajador recibe el salario mínimo por hora federal de los EE. UU. De $ 7.25 , por horas extra, multiplíquelo por 1.5 o "tiempo y medio" para obtener $ 10.88 . Reste $ 5.12 , el crédito federal de propinas, de $ 10.88 para la tarifa de horas extras de ese empleado, que es $ 5.76 .

Calcular el tiempo de trabajo en un año

Es fácil calcular la cantidad de horas de trabajo en un año completo multiplicando la cantidad de horas en una semana laboral por la cantidad de semanas en el año. Cuarenta horas semanales trabajadas por 52 semanas equivalen a 2.080 horas trabajadas al año. Sin embargo, no todos los empleados trabajan 40 horas seguidas; tendrá que sumar sus totales y multiplicarlos por la cantidad de semanas en un año para obtener el total anual de la persona. Al calcular anualmente para los empleados, asegúrese de tener en cuenta también otros factores. La mayoría de los trabajos suelen tener algunos días festivos y de vacaciones, que deberá restar del total de horas de trabajo.

Al calcular las horas anuales para los empleados asalariados, las matemáticas serán ligeramente diferentes. Los trabajadores asalariados reciben cheques semanales o quincenales, según la empresa. Aquellos a quienes se les paga semanalmente deben estar cubiertos por 40 horas, y aquellos a quienes se les paga quincenalmente deben estar cubiertos por 80 horas si esa es la política de tiempo completo de la empresa. El empleador también debe conocer los días festivos y de vacaciones y deducirlos de las horas trabajadas en el cálculo del pago.