Cómo hacer un cambio en la lista desplegable según la selección en una lista diferente en Microsoft Excel

La función de validación de datos en Excel 2013 ofrece una opción de lista para limitar las selecciones en una celda a una serie de valores preconfigurados. Esta selección puede influir aún más en los valores de otra lista al presentar opciones relacionadas con la primera opción. Como ejemplo, la primera lista podría presentar una lista de categorías de productos que propaga una lista secundaria de modelos de productos. Para que esta característica funcione, la primera lista desplegable debe cumplir con las restricciones de nombres impuestas en rangos definidos de Excel.

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Haga clic en el signo "+" en la parte inferior de Excel 2013 para crear una nueva hoja para usar como fuente de datos.

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Ingrese los valores que necesita para la primera lista desplegable en la columna A en la nueva hoja. Estos valores deben comenzar con una letra o un guión bajo y no contener espacios.

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Ingrese los valores secundarios respectivos en las siguientes columnas para cada valor ingresado en la columna A. Por ejemplo, si ingresó "Altavoces", "Adaptadores" y "Cables" en las celdas A1 a A3, complete los valores apropiados en las columnas B a D. Dado que tiene tres categorías, necesita tres columnas secundarias, una como lista de fuentes secundarias para cada categoría. Las columnas secundarias no tienen restricciones de nombres y pueden contener un número diferente de valores.

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Haga clic y arrastre el mouse por las celdas de datos en la columna A para seleccionarlas. Haga clic en "Fórmulas", "Definir nombres" y luego "Definir nombres".

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Ingrese un nombre descriptivo para las celdas y haga clic en "Aceptar". El nombre sigue las mismas restricciones que se describieron anteriormente. Puede utilizar mayúsculas variables en el nombre para ayudar a identificar palabras separadas, como "ProductCategories", pero no es necesario que refleje estas mayúsculas cuando luego haga referencia al rango definido.

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Defina nombres para cada lista de datos secundaria utilizando la función Definir nombres que se describió anteriormente. El nombre de estas listas debe reflejar el valor de las categorías principales. En el ejemplo anterior, las celdas B1 a B4 deben llamarse "Altavoces", las celdas C1 a C8 deben llamarse "Adaptadores" y las celdas D1 a D5 deben llamarse "Cables". Estos rangos de ejemplo asumen que los valores se ingresan en cada celda; no debe incluir celdas en blanco en el rango definido.

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Haga clic en la pestaña de la hoja original y seleccione la celda en blanco en la que debe aparecer la lista desplegable principal.

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Haga clic en "Datos", "Validación de datos" y luego "Validación de datos" nuevamente.

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Haga clic en la lista desplegable "Permitir" y seleccione "Lista".

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Ingrese "= ProductCategories" (sin comillas aquí y en todas partes) en el campo Fuente y haga clic en "Aceptar". Reemplace "ProductCategories" con el nombre que definió para los datos de la fuente principal. Esto crea la lista desplegable principal que alimenta la lista secundaria.

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Haga clic en la celda en la que debería aparecer la lista desplegable secundaria. Seleccione "Datos", "Validación de datos", "Validación de datos".

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Haga clic en la lista desplegable "Permitir" y seleccione "Lista".

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Ingrese "= Indirecto (A1)" y haga clic en "Aceptar". Cambie "A1" para reflejar la dirección de la celda donde aparece la lista desplegable principal. Si recibe un error, ignórelo; solo aparece porque aún no se ha seleccionado ninguna opción de la lista principal. Una vez que seleccione cualquier opción de la lista principal, la lista secundaria cambia para reflejar los valores asociados.