Cómo enviar una nota a sus empleados

Puede parecer que un memorándum, que es la abreviatura de "memorándum", es un documento que se puede leer rápidamente sin pensarlo demasiado. Pero aunque los memorandos son breves por naturaleza (no más de dos páginas), puede y debe incluir mucho en esa página o dos para que valga la pena leerlas. También depende de a quién se dirija el memorando; el escritor puede tener un enfoque diferente en un memo para el presidente o un memo para el personal que solo para su equipo. Ya sea que transmita información o solicite respuestas, seguir un formato probado garantizará que brinde toda la información que necesitan sus destinatarios.

Comience con a quién está dirigida la nota

El encabezado aparece primero en un memo y es importante porque les dice a los destinatarios de qué se trata el memo y quién más lo recibe; en otras palabras, a quién se dirige el memorando, ya sea que el autor lo envíe al personal en general o solo a su equipo, por ejemplo, y por qué deberían leerlo. Según Lexico, un encabezado de muestra debe incluir:

  • PARA: Nombre y cargo de la persona
  • Cc: todos los demás destinatarios
  • DE: Su nombre y cargo
  • FECHA: mes, día, año sin abreviaturas
  • ASUNTO: Tema específico del memo

El Laboratorio de Escritura en Línea (OWL) de la Universidad de Purdue enfatiza que aunque los memos no son la comunicación más formal, aún debe llamar a los destinatarios por sus nombres completos, incluso si sus apodos se utilizan en toda la empresa. Por lo tanto, los empleados a los que todos llaman "Pez" o "Rojo" deben recibir su nombre real en la línea de destinatarios.

Comprender la importancia de la línea de asunto

Es de esperar que todos los destinatarios lean en su totalidad un memorando del presidente de la empresa, el director ejecutivo o el propio gerente de un empleado. Pero muchos lectores de memorandos miran automáticamente la línea de asunto para decirles rápidamente de qué trata este memo. Quieren medir qué tan importante es realmente el memo para ellos y si necesitan leerlo todo. La línea de asunto también ofrece a los lectores un marco de referencia para desviar su atención de lo que estaban haciendo anteriormente.

La línea de asunto debe ser muy específica para el contenido real del memo, según el OWL de Purdue. Debe ser conciso, sí, pero decir claramente lo que hay en el memo. La lectura de ejemplos de líneas de asunto no suficientemente específicas y cómo se mejoraron puede ayudarlo a comprender la diferencia y mejorar sus líneas de asunto para obtener más lectores:

  1. LÍNEA DE ASUNTO: Seguridad CAMBIO A: Proteger sus pertenencias personales contra el robo en la oficina.
  2. LÍNEA DE ASUNTO: Suministros de oficina CAMBIO A: Nuevo método para solicitar suministros de oficina.
  3. LÍNEA DE ASUNTO: Graduados recientes CAMBIE A: Graduados recientes a la compañía de viajes la semana que viene.

Indique su punto principal primero

Las notas son formas sencillas de comunicación, no avances que se acumulan hasta el punto principal. Después de leer la línea de asunto, la mayoría de los lectores van inmediatamente a la primera oración para ver el punto principal del memo, así que coloque el punto principal al principio, preferiblemente en la primera línea. Un artículo sobre cómo escribir memorandos de negocios en el sitio web del Centro de Escritura de la Universidad George Mason declara que el punto más importante sobre la escritura de memorandos es comenzar el memo con su punto principal. Esto le permite al lector saber inmediatamente lo que se cubre en la nota.

Si su línea de asunto es "Proteja sus pertenencias personales contra el robo en la oficina", la primera línea de su memo podría ser: "Recientemente, ha habido varios informes de robo de artículos personales en la oficina". Ahora tienes su atención. La línea de asunto no era solo una sugerencia; ha habido robos reales en su oficina. Siga con frases adicionales que transmitan información como, "No hemos podido determinar quién es el responsable de estos robos y, debido a la cantidad de visitantes que tenemos en nuestras oficinas, la solución de este problema puede llevar algún tiempo. Por lo tanto, solicitamos que usted puede guardar sus artículos personales en su escritorio o llevarlos con usted cada vez que salga de su área ".

Si los lectores quieren más información, seguirán leyendo sus puntos de apoyo. Pero al dar su información más importante por adelantado, más lectores sabrán de qué se trata el memo, incluso si no siguen leyendo. Sus empleados están ocupados haciendo su trabajo y pueden recibir cientos de correos electrónicos y notas durante el día, que posiblemente no puedan leer por completo. Sin embargo, si saben de qué se trata su memorando, es más probable que recuerden volver a él después de sus citas urgentes, llamadas telefónicas de clientes y fechas límite.

Utilice subtítulos para guiar a los lectores

A algunos lectores les gusta hojear los documentos, incluidos los memorandos, para los puntos principales, según la Universidad George Mason. Para ayudarlos a hacer eso, use subtítulos informativos a lo largo del memo para que si todo lo que leen es la línea de asunto y los subtítulos, salgan entendiendo la esencia del memo. Asegúrese de que sus subtítulos sean contundentes y explicativos, tal como lo hace con la línea de asunto. Este no es el lugar para ser inteligente y misterioso.

Continuando con su memo sobre robos en la oficina, puede escribir un subtítulo para cada punto de respaldo que desee hacer y resaltarlos en negrita, como:

  • Los robos ocurrieron en las últimas dos semanas
  • Se han descartado otras explicaciones
  • Acción que debes tomar ahora

Amplíe cada subtítulo en un párrafo debajo de él. Para el primer subtítulo sobre el momento de los robos, proporcione las fechas reales en que ocurrieron los robos o información pertinente, como que todos ocurrieron los viernes. Bajo el segundo tema, explique que se discutió la posibilidad de que los elementos simplemente se perdieran, pero se descartó porque había demasiados incidentes muy juntos.

Considere agregar un resumen

Después de escribir la mayor parte de su memorando, si tiene dos páginas completas y contiene mucha información, es posible que desee agregar un resumen, a veces llamado resumen ejecutivo, que los lectores pueden escanear para obtener la información que necesitan. Este resumen opcional va al comienzo de la nota, por lo que en realidad les está dando a los lectores una vista previa de lo que cubre la nota, aunque está escrito como un resumen, según Purdue OWL.

Comience con el punto principal de su nota, seguido de los puntos que apoyan su idea principal en el orden en que se tratan en la nota. Luego, indique claramente qué acción desea que tomen los lectores. Algunos lectores prefieren los memos con resúmenes porque pueden leer el encabezado y las líneas de asunto, luego el resumen, y saber exactamente lo que se cubre en el memo sin leer las dos páginas completas. Sin embargo, si su nota tiene una página o menos, no es necesario que agregue un resumen.

Abrir, cerrar y formatear correctamente

Mary Cullen, coach de redacción ejecutiva y fundadora de Instructional Solutions, señala que los memorandos son documentos internos, mientras que las cartas comerciales son externas y los correos electrónicos pueden ser cualquiera de los dos. A veces, sin embargo, si ha estado trabajando en estrecha colaboración con un cliente en un proyecto, es posible que se utilicen notas para comunicarse con él. Las notas no comienzan con un saludo ni terminan con una firma de cierre.

Purdue OWL explica que, dado que los memorandos son documentos comerciales, los párrafos deben seguir el formato comercial y estar justificados a la izquierda, no sangrados, como están en la escritura académica. Las líneas deben ser de espacio simple, con espacios dobles entre párrafos. Para el cierre, Cullen sugiere terminar el memorando con un fuerte llamado a la acción. Dígales a los lectores lo que quiere que hagan a continuación, ya sea para cambiar la forma en que llevan a cabo un procedimiento, dar retroalimentación sobre el tema del memorando o simplemente recordar la información para cuando la necesiten.