Proceso de nómina paso a paso

La nómina implica realizar muchas tareas para garantizar cheques de pago precisos y oportunos y cumplimiento de los impuestos sobre la nómina y el mantenimiento de registros. Estos deberes no pueden apresurarse y deben realizarse con esmerado detalle. De lo contrario, pueden producirse cheques de pago erróneos y procedimientos inadecuados de mantenimiento de registros e impuestos sobre la nómina.

La primera situación puede hacer que los empleados se sientan molestos; las dos últimas situaciones pueden causar sanciones por parte del Servicio de Impuestos Internos y el Departamento de Trabajo de EE. UU. En consecuencia, al hacer nómina, aplique un proceso paso a paso.

  1. Procesar la nómina antes de tiempo

  2. Procese la nómina con anticipación. Diseñe un cronograma de procesamiento de nómina que le permita tiempo suficiente para procesar la nómina y corregir los errores detectados antes de que los empleados reciban sus cheques de pago. Por ejemplo, realice el procesamiento de la nómina dos o tres días antes de la fecha de pago real.

  3. Actualizar los registros de los empleados

  4. Realice cambios en el registro de nómina del empleado, si corresponde. Esto incluye: cambios de dirección; cambios en la deducción de nómina, como W-4 y cambios en el formulario de impuestos estatales sobre la renta; y cambios de deducción voluntaria, como jubilación y beneficios de salud. Además, ingrese la información de nuevas contrataciones para los empleados contratados en el período de pago actual.

  5. Calcular datos de cronometraje

  6. Calcule los datos de cronometraje de las tarjetas de tiempo o las hojas de tiempo e ingrese las horas que se pagarán en el sistema, como horas regulares, horas extras y vacaciones. Si utiliza un sistema de cronometraje computarizado, puede importar el tiempo al software de nómina. Todo lo que tiene que hacer es asegurarse de que el tiempo se transporta correctamente y realizar las ediciones necesarias.

  7. Pago prorrateado según sea necesario

  8. Paga otros tipos de ingresos, como bonificaciones, comisiones y pago retroactivo debido a un aumento de sueldo. Realice otros ajustes, como un pago adicional o una deducción de salario debido a un pago excesivo o insuficiente de un período de pago anterior. Prorratee el pago del empleado asalariado si termina pero no trabaja durante todo el período de pago, e ingrese las fechas de finalización en el software de nómina para detener pagos futuros.

  9. Además, prorratee el pago del nuevo empleado asalariado si es contratado después de que comience el período de pago actual. Por ejemplo, si comienza a trabajar el cuarto día del período de pago quincenal, págale siete días hábiles en lugar de diez.

  10. Verificar informes de nómina

  11. Imprima informes que le permitan verificar la nómina antes de imprimir los cheques de pago y generar el archivo de depósito directo. Realice ajustes, si es necesario.

  12. Imprimir cheques y talones de pago

  13. Imprima cheques de pago y talones de pago. Genere el archivo de depósito directo y reenvíelo al banco. Póngase en contacto con el banco y asegúrese de que se reciba correctamente y verifique la cantidad recibida.

  14. Mantener registros de nómina

  15. Imprima registros de nómina que muestren los salarios brutos a netos de los empleados para la nómina actual. Archivar en un área de almacenamiento confidencial. Conserve estos registros durante un mínimo de tres años. Mantenga registros de cronometraje y aquellos en los que se basan los cálculos salariales durante un mínimo de dos años.

  16. Imprimir y distribuir informes

  17. Imprima y distribuya los informes necesarios para los departamentos relacionados, como recursos humanos y finanzas, para fines de conciliación y administración de beneficios. Si un departamento o empresa independiente maneja los impuestos sobre la nómina, envíe los registros de impuestos necesarios para cada período de pago a la persona apropiada.

  18. Propina

    El software de nómina calcula los impuestos sobre la nómina por usted. Aún así, tenga siempre a mano una copia de la Circular E del Servicio de Impuestos Internos para ayudarlo a comprender sus obligaciones tributarias sobre la nómina. Comuníquese con la agencia tributaria de su estado para conocer las pautas sobre sus obligaciones tributarias estatales sobre la nómina.