Impuestos y gastos laborales para empleados W-2

Hasta hace poco, muchos gastos laborales no reembolsados ​​para los contribuyentes de ingresos W-2 eran deducibles cuando llegó el momento de presentar los impuestos de fin de año. Sin embargo, la nueva legislación ha eliminado la deducción, lo que quizás provoque que algunas empresas reconsideren su enfoque de los gastos comerciales, particularmente en el área de redes. Mientras que anteriormente, los empleados podían deducir los gastos relacionados con el negocio, es posible que las empresas deban cubrir el costo de estas oportunidades comerciales de redes o encontrar nuevas formas de crear clientes potenciales e impulsar las ventas.

La legislación tributaria elimina las deducciones

A partir del 1 de enero de 2018, la Ley de Reducción de Impuestos y Empleos promulgada por el Congreso eliminó la mayoría de las deducciones permitidas anteriormente para los empleados que incurrieron en gastos que no fueron reembolsados ​​por sus empresas. Algunos de estos gastos ahora no permitidos incluyen cuotas sindicales, membresías en sociedades profesionales, uso de oficinas en el hogar, herramientas relacionadas con el trabajo, suministros o ropa especializada y comidas, entretenimiento y viajes relacionados con el trabajo. Los gastos incurridos durante la búsqueda de trabajo y los gastos de mudanza tampoco están permitidos. Si bien puede parecer un largo camino, la suspensión de estas deducciones está programada para continuar solo hasta 2025.

El aumento de la deducción estándar da una ventaja

La gran pregunta puede ser: "¿Por qué estos gastos ya no son permitidos? ¿Qué ha cambiado?" Los gastos laborales no reembolsados ​​para los trabajadores con ingresos W-2 se podrían detallar previamente en el Anexo A de una declaración de impuestos personal, lo que generalmente proporciona un gran impulso para reducir la carga fiscal de una persona. Sin embargo, la eliminación de las deducciones se compensa con un aumento en la deducción estándar permitida. La nueva ley casi ha duplicado la deducción estándar permitida, lo que en última instancia resulta en un mayor ahorro fiscal para la mayoría de los contribuyentes, pero no para todos.

Algunos todavía pueden realizar deducciones

Aunque la deducción de los gastos relacionados con el trabajo se elimina para la mayoría de los trabajadores, algunas personas que pertenecen a las siguientes categorías aún pueden deducir los gastos no reembolsados:

  • Reservistas de las Fuerzas Armadas.
  • Artistas escénicos calificados.

  • Funcionarios del gobierno local o estatal con cargo.

  • Empleados con gastos laborales relacionados con la discapacidad.

Los empleados que califiquen para tomar esta deducción deben completar el Formulario 2106 del IRS como parte de su declaración de impuestos. Los gastos deben haberse incurrido durante el año fiscal y ser ordinarios y necesarios como parte del desempeño del trabajo indicado.

Es posible que las empresas deban pagar

Para los empleados que no pueden tomar la deducción, puede parecer que la eliminación de estas deducciones reduce su capacidad para establecer conexiones importantes con posibles clientes y profesionales del comercio. Después de todo, una de las desventajas de las redes empresariales es que puede resultar caro. Los viajes extensos para realizar llamadas de ventas, la asistencia a conferencias de negocios o reuniones con posibles clientes pueden resultar costosos, especialmente sin el uso de un vehículo de la empresa o sin el reembolso del kilometraje.

Para mantener el mismo nivel de productividad, es posible que las empresas deban ajustar la forma en que equipan a los empleados para hacer su trabajo proporcionando recursos monetarios adicionales. Algunas consideraciones pueden incluir:

  • Aumente el límite reembolsable del kilometraje de viaje.
  • Proporcionar acceso a un vehículo de la empresa.
  • Proporcione una tarjeta de crédito corporativa para los gastos de gasolina o comida. al reunirse con los clientes.
  • Pagar membresías a asociaciones empresariales.

Tenga en cuenta que, si bien las nuevas regulaciones impositivas tampoco permiten que las empresas deduzcan los gastos de entretenimiento, aún pueden deducir hasta el 50 por ciento de los gastos de comidas siempre que se cumplan ciertos requisitos. Las comidas deben ser

  • Un gasto que es ordinario y necesario en el curso de la realización de negocios.
  • La comida no puede ser suntuosa ni extravagante dadas las circunstancias.
  • El empleado está presente en la comida.
  • La comida se proporciona a un cliente comercial actual o potencial, cliente, consultor o contacto comercial similar.
  • Cuando las comidas se compran en o durante un evento de entretenimiento, las comidas deben comprarse por separado del entretenimiento o los costos de las comidas y el entretenimiento deben indicarse por separado en una factura, factura o recibo.

Deducciones de empleados mientras viajan

Al igual que con muchas cosas relacionadas con los impuestos, debe tener cuidado y verificar los detalles de las pautas del IRS con respecto a las posibles deducciones que aún están permitidas. Por ejemplo, los empleados aún pueden deducir hasta el 50 por ciento de los gastos de comidas no reembolsados ​​en los que incurran, pero solo mientras viajan fuera de casa por negocios. Viajar fuera de casa significa que está lejos del área general de su domicilio fiscal y necesita dormir o descansar para completar sus deberes laborales mientras está fuera. Definir lo que se considera un viaje de negocios puede resultar complicado, por lo que es una buena idea aclarar su situación con un profesional de impuestos.

Tenga en cuenta que un almuerzo de negocios con compañeros de trabajo, o una comida comprada cuando necesita quedarse en el trabajo después del horario laboral, no se consideran escenarios de viaje, por lo que no serían deducibles. Anteriormente, los contribuyentes podían deducir los gastos de mudanza, si estaban adquiriendo un trabajo de tiempo completo dentro de una distancia calificada de su ubicación anterior. Sin embargo, hasta 2025, estos gastos ya no son deducibles.

Tipos de redes comerciales

Aunque los empleados pueden sentir la necesidad de reducir sus actividades comerciales fuera de la oficina debido a los gastos, existen algunas opciones de bajo costo que pueden brindar oportunidades comerciales significativas para la creación de redes . Idealmente, una vez que haga conexiones adicionales y, con suerte, gane nuevos clientes, todo el dinero que distribuya inicialmente se compensará en términos de bonificaciones de ventas o tal vez promociones, algo así como una consulta por el gasto inicial. Los tipos de redes comerciales disponibles incluyen:

Contactos casuales: Quizás el más conocido de este tipo de grupo de redes es la Cámara de Comercio local que se encuentra en aproximadamente 4.000 ciudades y pueblos de EE. UU. Los miembros pueden asistir a reuniones mensuales y obtener consejos de expertos en negocios sobre un tema específico, pero un beneficio habitual son las oportunidades de establecer contactos que se llevan a cabo durante el desayuno o el almuerzo. Algunos grupos realizan intercambios regulares de tarjetas de presentación o eventos especiales para establecer contactos. Las cuotas anuales de membresía suelen rondar los $ 400 y las cuotas mensuales se basan en el tamaño de la empresa.

Contactos fuertes: este tipo de grupo de redes es similar a la Cámara, pero es más proactivo en su presión para que los miembros obtengan pistas comerciales sólidas. Por lo general, solo permiten que un miembro de cada profesión se una al grupo para reducir la competencia por los clientes potenciales. A veces, es posible que se requiera que los miembros realicen una cierta cantidad de referencias comerciales a otros miembros del grupo cada mes. Hay un poco más de presión sobre los miembros, pero también se obtienen más clientes potenciales a cambio.

Asociaciones profesionales: este tipo de grupos son asociaciones de profesionales con ideas afines, como las de finanzas, manufactura, atención médica o ventas minoristas. Aquí, puede establecer contactos con quienes están directamente en su campo y reunir ideas e intercambiar información sobre su industria.

Medios de comunicación social: Utilizar las redes sociales es quizás uno de los medios más económicos de establecer contactos, ya que no le cuesta nada además de lo que ya está gastando en computadoras e Internet, así como parte de su tiempo. Escribir un blog, publicar con frecuencia en la página de Facebook de su empresa o escribir artículos informativos en LinkedIn son formas de hacer que su empresa se destaque. Si las personas comentan sus publicaciones, es importante responder y también aprovechar las oportunidades para hacer conexiones con estos nuevos contactos.

Notas sobre reembolsos de gastos comerciales

Si las empresas eligen pagar los gastos adicionales incurridos por sus empleados durante el curso del negocio, deberán contabilizar adecuadamente los pagos para poder deducirlos como gastos comerciales. Pueden optar por reembolsar los gastos reales o proporcionar un arreglo de asignación. Sin embargo, la contabilidad y la presentación de informes cuidadosos son esenciales.

Si bien los reembolsos reales no requieren una contabilidad adicional más que registrarlos en la categoría de gastos correspondiente, las asignaciones en exceso que no son contabilizadas por el empleado y no devueltas a la empresa deben incluirse como salarios en el formulario W-2 del empleado.