La diferencia entre una nota comercial y una carta comercial

Los memorandos comerciales son documentos internos que se envían a los empleados para transmitir información sobre la empresa, mientras que las cartas comerciales son comunicados externos, a menudo relacionados con actividades de ventas o necesidades del cliente o para consultar a un proveedor o agencia gubernamental. El formato es diferente para cada uno, y aprender a crear cada uno correctamente le ayudará a comunicar su mensaje de manera más eficaz.

Memos comerciales para miembros del personal

"Memo" es la abreviatura de memorando, que se refiere a un recordatorio o una notificación de un artículo importante. A menudo, se envían memorandos para notificar a los miembros del personal sobre una reunión o una nueva política que la empresa considera lo suficientemente importante como para justificar algo más que la difusión de boca en boca. Las notas son a menudo informales, con menos atención a la estructura, el formato, la gramática y, en el caso de las notas impresas, la calidad del papel.

Cartas comerciales enviadas fuera de la empresa

Las cartas son documentos más formales que se envían a personas ajenas a su empresa. Pueden incluir solicitudes de información o aclaraciones de una agencia gubernamental; respuestas a las quejas o consultas de los clientes; o presentaciones o propuestas a proveedores, clientes o medios de comunicación. Las cartas generalmente se escriben en papel de alta calidad, en lugar de en papel de copia, y se revisan cuidadosamente para evitar incluso el más mínimo error.

Encabezados utilizados en notas y cartas

No es necesario que una nota esté en la papelería de la empresa o que incluya el nombre, el logotipo, la dirección u otros elementos de la empresa que normalmente se encuentran en papel con membrete. Una nota a menudo incluye un encabezado en la parte superior izquierda del papel que incluye cuatro líneas que designan quién envía la nota, quién la recibe, el tema que cubre la nota y la fecha.

Por lo general, una carta se escribe en papel de oficina con la fecha que aparece debajo del membrete en el lado izquierdo de la página. Una línea en blanco separa la fecha y la dirección del destinatario, que incluye el nombre, el cargo y la dirección del destinatario. Después de otra línea en blanco, aparece un saludo, como "Estimado Sr. Smith".

Contenido utilizado en cartas y memorandos

Un memorando establece el propósito del comunicado en la primera oración, seguido de información que aborda brevemente el quién, qué, dónde, por qué, cuándo y cómo del contenido. Se encuentra poco apoyo o detalle en un memo, que a menudo precede a una reunión o hace un breve anuncio. Si una empresa tiene noticias detalladas o complicadas que anunciar, celebrará una conferencia o proporcionará un informe más extenso. Los destinatarios de una nota pueden comunicarse con el remitente de la nota o con un supervisor si necesitan más información.

Una carta comienza con el motivo de la redacción y luego aborda el motivo. Una carta generalmente proporciona más detalles, apoyo y justificación que una nota, ya que el redactor de la carta a menudo tiene que hacer una venta o responder una pregunta.

Cerrar la nota o la carta

Un memo no resume ni recapitula el contenido, a menudo termina con una llamada a la acción, como pedirle al lector que ponga la fecha de la próxima reunión en su calendario o que continúe con la acción recomendada en el memo. Una carta a menudo termina con una conclusión, ofrece agradecimiento, pide al lector que se comunique con el escritor e incluye el nombre y el título del remitente. Muchas cartas contienen un PS, o posdata, que ayuda a destacar un hecho o información.