Usos de Microsoft Word en los negocios

Microsoft Word es una de las piezas de software de oficina más utilizadas y conocidas del mundo. Los veteranos lo conocen como un sofisticado programa de procesamiento de texto para la creación de documentos con una gran variedad de fuentes y opciones de formato, pero Word ha crecido en poder y complejidad a lo largo de los años. Su integración con Office 365 y Microsoft OneDrive lo hace aún más versátil para empresas tanto grandes como pequeñas. Al mismo tiempo, la incorporación de muchas funciones nuevas ha aumentado la dificultad de utilizar Word al máximo.

El ecosistema de Microsoft Word

Microsoft Word, conocido familiarmente como MS Word (u ocasionalmente, Micro Word) existe como parte de un conjunto de software y herramientas de productividad que incluye otros títulos familiares para la mayoría de las empresas, como el programa de hoja de cálculo Excel y el software de presentación de PowerPoint. La colección completa de software de Microsoft que incluye Word y estos otros programas se conoce como Office 365.

Una de las ventajas modernas de MS Word es que ahora está integrado con funciones en línea que permiten a los usuarios crear y almacenar documentos en la nube. Esta capacidad brinda aún más versatilidad a Word y sus programas relacionados.

Word como procesador de textos

Cuando necesite crear un memorando profesional o un documento técnico atractivo para enviar al jefe, Word es la herramienta preferida. Las opciones de la barra de herramientas en la parte superior de la página facilitan la selección de características como fuente, interlineado, márgenes y opciones de énfasis especiales como negrita y resaltado. También puede agregar hotlinks, direcciones web que abren una página en Internet directamente desde su documento para sistemas que están en línea.

Funciones de documentos avanzadas

Sin embargo, Word es mucho más que una elegante máquina de escribir. Las capacidades de revisión ortográfica revisan su ortografía para mantener su documento profesional. Word también verifica su gramática y uso, ofreciendo sugerencias de redacción alternativas en muchos casos. Puede crear tablas y gráficos rápidamente desde las funciones del menú.

Las capacidades reales de gestión de documentos de Word provienen de algunas de sus características más sofisticadas (y, debe decirse, más complicadas) que incluyen indexación automatizada, creación de esquemas, formato estandarizado de referencias e incorporación a bibliografías, y estadísticas de documentos como el recuento de palabras. y número de oraciones.

Una de las ventajas clave de MS Word es su capacidad para incorporar fotos, ilustraciones y otros materiales visuales. Estos se pueden reposicionar en un documento con las capacidades de arrastrar y soltar del programa. También puede incorporar material de otros programas, como una tabla de hoja de cálculo, en su documento de Word.

Plantillas para documentos comerciales

Hay literalmente miles de plantillas disponibles para Word, ambas incluidas con el programa y disponibles en fuentes en línea. Las plantillas varían mucho en el aspecto general, lo que permite a los usuarios elegir el diseño que mejor se adapte a su cultura empresarial. Las plantillas están disponibles para casi cualquier tipo de documento que pueda imaginar:

  • Carteles
  • Flyers
  • Folletos
  • Cubiertas de informes
  • Portadas de libros
  • Calendarios
  • Papelería
  • Anuncios de fiesta en la oficina
  • Anuncios de jubilación
  • Presentaciones de premios
  • Formularios rellenables
  • Páginas web

Y mucho más.

Herramientas de colaboración

La integración de Word con OneDrive y las funciones habilitadas para Internet lo convierten en una herramienta poderosa para la colaboración. Los documentos comerciales a menudo son elaborados por muchas manos con diferentes secciones escritas por diferentes personas, junto con el personal y los gerentes que hacen sugerencias para las revisiones de un documento. Las funciones de colaboración y revisión de Word hacen que este proceso sea manejable. Los usuarios pueden acceder a la versión más reciente de un documento en línea, ver rápidamente los cambios realizados por otros revisores e incorporar sus propias ediciones directamente al texto o como comentarios que aparecen por separado del texto principal.

Word también almacena una gran parte del historial de los cambios realizados, por lo que si usted o su equipo deciden volver a una versión anterior de un documento, todavía estará disponible para usted.