10 reglas para una correcta etiqueta en las reuniones de negocios

La adherencia a la etiqueta adecuada para una reunión de negocios establece respeto entre los participantes de la reunión, ayuda a que la reunión comience y finalice a tiempo y fomenta una atmósfera de cooperación. La falta de etiqueta y la mala planificación son dos de las principales razones por las que muchas reuniones de negocios fracasan. Enseñe a sus empleados la etiqueta de las reuniones de negocios para asegurarse de que las reuniones de su empresa sean efectivas.

1. Llegue temprano (sin excusas)

Llegue al lugar de la reunión de negocios al menos 15 minutos antes. Esto muestra respeto y le permite encontrar un asiento y ubicarse antes de que comience la reunión.

2. Siga la agenda

El presidente de la reunión debe distribuir la agenda de la reunión a cada participante al menos con una semana de anticipación. Los participantes deben llamar al presidente para expresar cualquier inquietud acerca de la agenda al menos 48 horas antes de la reunión. El presidente y el participante interesado tendrán tiempo para determinar si es necesario realizar cambios. La agenda también debe mencionar las horas de inicio y finalización de la reunión.

3. Esté completamente preparado

Cada participante debe venir a la reunión con todos los materiales y datos que necesitará y con una comprensión del tema de la reunión. El propósito de la reunión es discutir el tema en cuestión. Ha perdido el tiempo de todos si no está preparado para contribuir.

4. Tome descansos regulares

Las reuniones deben tener un descanso cada dos horas para garantizar que los participantes permanezcan concentrados. Trate de hacer pausas de unos 20 minutos y de comidas de 30 minutos.

5. Siga el código de vestimenta

El presidente debe indicar qué tipo de vestimenta se requiere para la reunión, ya sea informal o formal, y los participantes deben seguir esa regla. Sería útil una lista representativa del atuendo, ya que los participantes pueden tener diferentes puntos de vista sobre lo que es informal y formal de negocios. Por ejemplo, al incluir la reunión como formal de negocios, puede indicar que una camisa abotonada y pantalones caqui son suficientes.

6. Habla por turno

Mantenga la reunión organizada hablando solo cuando tenga la palabra. Haga preguntas durante el período de preguntas designado y levante la mano para que el presidente reconozca que tiene la palabra. No interrumpa a alguien mientras está hablando o haciendo una pregunta.

7. Escuche, escuche de verdad

Es posible que el contenido de la reunión responda a muchas de las preguntas que tenga sobre un tema. Escuche atentamente la reunión y tome notas. La escucha activa es respetuosa y le brinda una base sólida para formular su respuesta.

8. Mantenga la calma

Evite los hábitos nerviosos como golpear la mesa con un bolígrafo, hacer ruidos audibles con la boca, hacer crujir los papeles o golpear el suelo con los pies. Esto distrae a otros participantes y lo hace parecer ansioso, incluso si no lo está.

9. Sea cortés con su teléfono

Apague su teléfono celular antes del inicio de la reunión. Si está esperando una llamada urgente, configure su teléfono para que vibre y discúlpese de la reunión si recibe la llamada. A menos que las computadoras portátiles hayan sido aprobadas para la reunión, apague la suya y baje la pantalla para no obstruir la ver.

10. No traigas invitados

No traiga invitados sin previo aviso a una reunión. Si tiene a alguien a quien le gustaría traer a una reunión, comuníquese con el presidente para obtener permiso para traer a su invitado. Si no se concede el permiso, no lo traiga.