Gastos de deudas incobrables frente a cancelaciones

Los principios contables generalmente aceptados requieren que las empresas estimen cuánto del dinero que les deben sus clientes nunca se les pagará y que contabilicen esa cantidad en sus estados financieros. Hacen esto tomando los gastos por deudas incobrables y realizando cancelaciones. Un gasto por deudas incobrables anticipa pérdidas futuras, mientras que una cancelación es una maniobra de contabilidad que simplemente reconoce que se ha producido una pérdida.

Hacer concesiones por facturas impagas

Basándose en su propia experiencia, los gerentes de una empresa deben tener una idea general de cuánto de las cuentas por cobrar de la empresa (las facturas pendientes de sus clientes) finalmente quedarán impagas. Las normas contables requieren que las empresas mantengan una "reserva" para su estimación de esas facturas incobrables.

Por ejemplo, si la experiencia de su empresa le dice que el 1.5 por ciento de las cuentas por cobrar serán incobrables y el saldo actual de sus cuentas por cobrar es de $ 20,000, debe tener una asignación de $ 300. Su balance general mostraría $ 20,000 en cuentas por cobrar, compensadas por la asignación de $ 300, para una "cuenta neta por cobrar" de $ 19,700.

Gastos por créditos fallidos

Cuando una empresa necesita aumentar su asignación, lo hace registrando un gasto por insolvencia por la cantidad necesaria. Por ejemplo, necesita una asignación de $ 300, pero actualmente solo tiene $ 200 comprometidos para la asignación. Registraría un gasto por deudas incobrables de $ 100 en su estado de resultados y aumentaría la asignación en $ 100, hasta el nuevo total de $ 300. Tenga en cuenta que registra el gasto por deudas incobrables y, por lo tanto, reduce sus ganancias solo en previsión de que los clientes no paguen sus cuentas.

Ninguna deuda ha salido realmente mal todavía. Esto sigue el principio contable del conservadurismo: una empresa nunca debe exagerar sus activos, y no reconocer que ciertas facturas de los clientes no se pagarán exageraría el valor de las cuentas por cobrar, que es un activo.

Cancelaciones de deuda real

En algún momento, una deuda realmente saldrá mal: un cliente no pagará una factura durante el tiempo suficiente para que la empresa llegue a la conclusión de que la cuenta es incobrable. Cuando eso sucede, la empresa cancela la deuda. Por ejemplo, tiene $ 20,000 en cuentas por cobrar y una asignación de $ 300, por un monto neto de $ 19,700. Usted determina que un cliente que le debe $ 180 nunca pagará.

Para cancelar la deuda, reduzca tanto las cuentas por cobrar como la provisión por el monto de la deuda incobrable: $ 180. Ahora tiene un saldo de cuentas por cobrar de $ 19,820 y una asignación de $ 120. Las cuentas por cobrar netas siguen siendo las mismas: $ 19,700. La cancelación no afecta directamente la rentabilidad de su empresa porque ya ha "gastado" la deuda incobrable. Sin embargo, es posible que deba incurrir en un nuevo gasto por deudas incobrables para reponer su asignación.

Subsidio demasiado pequeño

Es posible subestimar el monto de la asignación que necesita mantener para cuentas incobrables. También es posible que una deuda inusualmente grande salga mal, abrumando la asignación que ha reservado. En cualquier caso, podría terminar teniendo que cancelar una cantidad mayor que el saldo actual de su asignación. Cuando eso suceda, necesitará registrar inmediatamente un gasto por deudas incobrables para que su asignación "se recupere" y luego cancelar la deuda incobrable.