Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a hojas de cálculo de Excel

Outlook es uno de los mejores programas de correo electrónico disponibles y es la primera opción para muchos usuarios de correo electrónico empresarial. La plataforma es poderosa porque organiza bien grandes cantidades de correos electrónicos, se integra con numerosas extensiones de terceros, tiene altos límites de envío para uso comercial y varias cuentas se crean y administran fácilmente en un solo servidor.

Una de las deficiencias de Outlook implica un método sencillo para exportar correos electrónicos o la capacidad de extraer rápidamente datos del correo electrónico. Existen numerosas posibilidades, que van desde copiar y pegar correos electrónicos individuales en documentos de texto hasta exportarlos a formato CSV o Excel. Ninguna opción es perfecta y el formato personalizado a menudo se pierde durante el proceso.

¿Por qué exportar correos electrónicos?

En realidad, solo hay algunas razones para exportar correos electrónicos desde Outlook. Mover su bandeja de entrada a un servidor y plataforma diferentes requiere una exportación cuando no desea comenzar de nuevo. Y cambiar a un nuevo sistema puede perder todas sus conversaciones importantes por correo electrónico de intercambios anteriores.

Para evitar perder datos valiosos del correo electrónico, exporte a un libro de Excel o uno de muchos otros formatos. Tenga en cuenta que la carga en un formato legible y fácilmente definido en un nuevo sistema probablemente sea difícil o imposible. La hoja de Excel puede organizar conversaciones y actuar como una base de datos donde puede buscar viejos contactos y conversaciones por contexto o fecha.

La otra razón para exportar correos electrónicos es guardar los datos en un archivo de respaldo. Vale la pena respaldar la información confidencial que pueda requerir un retiro por motivos legales o personales. Si su servidor se limpia alguna vez, el archivo de Excel almacenará todo lo de las conversaciones de correo electrónico anteriores.

Exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Exportar correos electrónicos de Outlook a Excel es fácil. Sin embargo, tenga en cuenta que solo conservará texto sin formato y enlaces básicos. Todos los demás formatos se pierden. Si finalmente desea restaurar el formato, guardar como archivos HTML es una buena alternativa.

Abra Outlook y haga clic en la opción "Archivo", seguido de la opción "Abrir y exportar". Haga clic en "Importar / Exportar" y "Exportar a un archivo" antes de configurar el tipo de archivo en Excel. Un CSV es similar y se transferirá fácilmente a un libro de Excel más adelante si lo desea.

Finalmente, elija la carpeta de destino donde se debe guardar el archivo. Seleccione "Finalizar" para guardar los correos electrónicos en la carpeta especificada. Salga de Outlook y navegue hasta la carpeta. Verifique para asegurarse de que el archivo esté guardado e intente abrirlo. El libro de trabajo de Excel o el archivo CSV debe abrirse con todos los datos del correo electrónico.

Opciones alternativas

Outlook también admite otros tipos de archivos. La etiqueta .PST es específicamente para realizar copias de seguridad de los correos electrónicos de Outlook y otros datos almacenados en el servidor. El .OLM tiene la misma función en los sistemas Mac. El problema aquí es que el archivo solo es compatible con otros correos electrónicos de Outlook. Si desea abrir o transferir los datos del correo electrónico, debe hacerlo dentro de otra cuenta de Outlook.

La otra solución alternativa es específica de Gmail. Puede configurar una cuenta de Gmail dentro de Outlook, lo que esencialmente significa que está utilizando un servidor de Gmail pero una cara de Outlook para administrar sus correos electrónicos. Los sistemas funcionan juntos y puede copiar todos los correos electrónicos de Outlook en las carpetas individuales y moverlos a las nuevas carpetas de Gmail. Si abandona Outlook después de mover los correos electrónicos, permanecerán en el servidor de Gmail.

Transferir correos electrónicos de toda una empresa con varias cuentas es difícil y no existe una ruta clara para cambiar de plataforma. La integración con un sistema como Salesforce que rastrea todas las acciones por separado ayuda, porque esas acciones permanecen almacenadas en la cuenta de Salesforce. Cambie los servidores y, al menos, seguirá teniendo las direcciones de correo electrónico y el historial de cada correo electrónico. De lo contrario, un cambio de servidor es difícil y algo complicado.