¿Por qué tanto los activos como los gastos tienen un saldo de débito?

Si bien parece contradictorio que tanto los activos como los gastos puedan tener saldos deudores, la explicación es bastante lógica cuando se entienden los conceptos básicos de la contabilidad. La teoría contable moderna se basa en un sistema de doble entrada creado hace más de 500 años y utilizado por comerciantes venecianos. Los fundamentos de este sistema se han mantenido constantes a lo largo de los años.

Entonces, ¿cuáles son los fundamentos de un sistema contable?

Configurar las cuentas iniciales

El primer paso para configurar un sistema de contabilidad para una empresa es identificar las cuentas necesarias para registrar las transacciones financieras de la empresa. Una lista inicial de cuentas para una empresa puede incluir

  • Efectivo.
  • Cuentas por cobrar.
  • Inventario.
  • Activos fijos.
  • Cuentas por pagar.
  • Préstamos bancarios.
  • Capital.
  • Ingresos.
  • Gastos.

La lista de cuentas se conoce como Plan de cuentas. A medida que el negocio crece, se pueden agregar más cuentas a esta lista para adaptarse a la mayor diversidad de transacciones.

Las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de los propietarios se consideran "cuentas permanentes". Estas cuentas no se cierran al final del año contable. Sus saldos se trasladan al siguiente período contable.

Las cuentas de ingresos y gastos se configuran como "cuentas temporales". Los saldos en estas cuentas aumentan y disminuyen durante el año y se cierran al final del período contable.

Conceptos básicos de contabilidad

Los créditos y débitos se utilizan en el sistema de contabilidad de partida doble como método para registrar las transacciones financieras. Cada ingreso al sistema contable debe tener un débito y un crédito y siempre involucra al menos dos cuentas. Un balance de prueba de todos los asientos contables de una empresa significa que el total de débitos debe ser igual al total de todos los créditos.

Las entradas se realizan en un formulario conocido como cuentas T. Esta es una ayuda visual que representa una cuenta en el libro mayor. El nombre de la cuenta se publica sobre la parte superior de la T. Las entradas de débito se publican en el lado izquierdo de la T y las entradas de crédito se publican en el lado derecho.

Para eliminar la confusión en torno a los significados de débitos y créditos, uno tiene que aceptar el concepto de que las palabras no tienen otro significado que el de izquierda y derecha. Eso es todo. No es más complicado que eso. Los débitos se utilizan para registrar aumentos en activos y gastos.

Ilustremos este proceso con un ejemplo sencillo. Suponga que el gerente de la oficina gasta $ 375 para comprar papel, bolígrafos y tóner para la impresora y paga esta compra escribiendo un cheque.

Las entradas serían un débito de $ 375 en la cuenta de gastos para suministros de oficina y un crédito de $ 375 en la cuenta bancaria de la empresa.

La ecuación contable

La ecuación contable es la base de un sistema contable de partida doble.

  • La ecuación contable básica es la siguiente:
  • Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario

El uso de la contabilidad de doble entrada asegurará que el balance general siempre estará equilibrado, y un balance de prueba de débitos y créditos siempre será igual.

Tomemos otro ejemplo para ilustrar este principio. Suponga que el gerente de producción hizo una compra de $ 3200 en materias primas necesarias para fabricar los productos de la empresa. La compra se realizó a uno de los proveedores de la empresa con el pago a 30 días.

Las entradas serían un débito de $ 3,200 al inventario de materias primas y un crédito de $ 3,200 a las cuentas por pagar.

Ahora, echemos un vistazo a qué cuentas tienen saldos de débito y crédito.

Saldos normales en cuentas

Las cuentas normalmente tienen saldos de deuda o de crédito. La siguiente es una lista de saldos normales para las cuentas básicas:

  • Efectivo: Débito.
  • Cuentas por cobrar: Débito.
  • Inventario: Débito.
  • Activo fijo: Débito.
  • Cuentas por pagar: Crédito.
  • Préstamos bancarios: Crédito.
  • Equidad: Crédito.
  • Ingresos: Crédito.
  • Gastos: Débito.

Normalmente, las cuentas del balance general llevan activos con saldos deudores y pasivos como saldos acreedores. Estas son cifras estáticas y reflejan la situación financiera de la empresa en un momento específico.

Las transacciones de ingresos y gastos son registros de entradas y salidas durante un período de tiempo, como un año. Estas transacciones financieras se acumulan durante el período de tiempo y se cierran ajustando asientos contables al final del período, con suerte con una ganancia. La ganancia o pérdida resultante se registra en la cuenta de capital social para mantener el saldo en la ecuación contable.

Considere este ejemplo de cómo funciona el proceso contable. Comenzando con la ecuación contable de los activos igual a la suma de los pasivos más el patrimonio neto:

  • Activos: $ 3,750,000.
  • Pasivos: $ 1,800,000.
  • Capital de los propietarios: $ 1,950,000.

Durante el transcurso de un año, la empresa tiene los siguientes ingresos y gastos:

  • Ingresos-créditos: $ 3.340.000.
  • Gastos por costo de bienes vendidos-débitos: $ 2,000,000.
  • Gastos-débitos administrativos y generales: $ 1,000,000.
  • Impuestos-débitos: $ 100,000.
  • Ganancia neta: $ 240,000 (esta es una ganancia que se acreditará a la cuenta de capital de los propietarios).

En aras de la simplicidad, suponga que la empresa realizó todas sus ventas en efectivo. En este caso, los activos de la compañía aumentarían durante el año en $ 240,000 en efectivo cobrado y la cuenta de capital de los propietarios aumentaría a $ 2,190,000 ($ 1,950,000 + $ 240,000).

Ahora, tenemos la ecuación contable:

  • Activos: $ 3,750,000 + $ 240,000 = $ 3,990,000.
  • Pasivos: $ 1 , 800,000 .
  • Capital de los propietarios: $ 2,190,000. $ 3,990,000 = $ 1,800,000 + $ 2,190,000.

La ecuación contable se equilibra; todo va bien y el año comienza de nuevo.

Cuentas de activos con saldos de débito

Las siguientes son cuentas de activos típicas con saldos deudores:

  • Efectivo.
  • Valores negociables.
  • Cuentas por cobrar.
  • Inventario.
  • Gastos pagados por anticipado.
  • Edificios.
  • Equipo.

Consideremos algunos ejemplos de entradas en estas cuentas de activos.

  • Pago de lo adeudado a un proveedor:
  • Débito a cuentas por pagar: esto reduce el saldo adeudado al proveedor.
  • Crédito al efectivo: el saldo en efectivo se reduce por el monto pagado al proveedor.
  • Un cliente paga la cuenta por cobrar adeudada a la empresa:
  • Débito a efectivo: el efectivo se deposita en una cuenta bancaria, lo que aumenta el saldo en efectivo.
  • Crédito a cuentas por cobrar: se reduce el saldo pendiente del cliente.
  • La empresa compra un nuevo almacén:
  • Débito a activos fijos: el saldo del activo se incrementa por el valor del edificio.
  • Crédito a préstamos bancarios: el dinero se toma prestado del banco para financiar la compra de un edificio.
  • Compra de equipos para línea de producción; pagado con cheque:
  • Débito a activos de equipo: la cantidad de equipo aumenta con la compra.
  • Crédito a la cuenta bancaria: El efectivo en la cuenta bancaria se reduce por el monto de la compra.

Cuentas de gastos con saldos de débito

Normalmente, las cuentas de gastos llevan saldos deudores en el lado izquierdo de la cuenta T. Los débitos aumentan el saldo en una cuenta de gastos. Ejemplos de estas cuentas son

  • Salarios.
  • Alquilar.
  • Suministros.
  • Interesar.
  • Seguro.
  • Licencias.
  • Publicidad.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de entradas en una cuenta de gastos:

Pago de salarios:

  • Débito a sueldos: el importe de los sueldos abonados se carga en la cuenta de gastos.
  • Crédito al efectivo: el saldo de la cuenta bancaria se reduce por el monto de los salarios pagados.

Pago de alquiler:

  • Gastos de débito a alquiler: el alquiler pagado aumenta el saldo deudor en la cuenta de gastos de alquiler.
  • Crédito a efectivo: el saldo bancario se reduce por el alquiler pagado.

Compra de suministros de fabricación:

  • Débito a gastos de suministros: el importe de la compra se carga a gastos de suministros.
  • Crédito a cuentas por pagar: el monto adeudado al proveedor se incrementa con la compra.
  • La mayoría de las transacciones de gastos tienen una entrada de débito o crédito en efectivo.

Después de comprender la noción de que los débitos y los créditos significan los lados izquierdo y derecho de una cuenta T, resulta bastante sencillo seguir la lógica de cómo se registran las entradas. Las cuentas de activos aumentan con las entradas de débito y los saldos de las cuentas de gastos aumentan durante el período contable con las transacciones de débito. Los resultados de las cuentas de ingresos y gastos de ingresos se resumen, cierran y contabilizan en las utilidades retenidas de la empresa al final del año. Cualquier débito o crédito de gastos se pone a cero y comienza de nuevo.