Cómo fusionar datos de Excel en documentos de Word

Word y Excel son parte del paquete más grande de Microsoft, por lo que no es de extrañar que funcionen bien juntos. Exce * l * es una gran herramienta para recopilar información en un formato de base de datos, como nombres, direcciones y números de teléfono . Pero si desea trabajar con esa información en Word, deberá poder combinar documentos de Word y Excel , lo que se puede hacer en unos pocos pasos simples.

Fusionar desde una hoja de cálculo de Excel

Tiene una hoja de cálculo llena de nombres y direcciones, perfecta para una lista de correo. Pero pasaría horas c * optando y pegando la información de Excel a Word. * _ Afortunadamente, puede realizar fácilmente una combinación de correspondencia de Excel a Word, pero primero deberá preparar su documento de Excel para la combinación.

Para comenzar, primero asegúrese de que todos los datos que se fusionarán estén en la primera hoja de su hoja de cálculo. También deberá configurar los nombres de sus columnas para que coincidan con los nombres que pondrá en su documento de Word. Debería haber una columna para el nombre y una columna para el apellido si desea usar ambos, por ejemplo. Haga una última revisión de toda la información para asegurarse de que esté actualizada antes de completar la combinación.

Combinar documentos de Word y Excel

Una vez que su hoja de cálculo esté lista, abra un nuevo documento en Word. Haga clic en la pestaña Correspondencia y seleccione Iniciar combinación de correspondencia y decida si desea crear etiquetas, cartas, sobres, correos electrónicos o un directorio. Seleccione. _ Seleccionar destinatarios - _Usar una lista existente. Luego encontrará su archivo de Excel. Seleccione Abrir.

Antes de combinar Word y Excel , el sistema le dará la oportunidad de editar sus destinatarios. Aquí puede revisar su lista y seleccionar a cualquier persona que no desee incluir. También se le pedirá que lo inserte como un bloque de direcciones si, por ejemplo, está creando una carta o un sobre. A continuación, puede guardar el documento.

Copiar y pegar de Excel a Word

Una de las mayores ventajas de tener el paquete completo de Microsoft Office es que puede copiar fácilmente de un documento a otro. Por ejemplo, supongamos que ha creado un hermoso gráfico circular en Excel que desea incluir en el folleto que está diseñando. Simplemente haga clic en ese gráfico y seleccione Editar-Copiar o use la combinación de teclas Control-Copiar para moverlo. Comando-Copiar es la combinación de teclas si está en un dispositivo Mac OS.

En lugar de una combinación de correspondencia de Excel a Word , si desea copiar datos de Excel a Word u otra aplicación de Office, hará lo mismo, pero probablemente tendrá que hacer algunos cambios de formato. Puede copiar los datos exactamente como están formateados, actualizar el contenido para que coincida con el diseño de su documento de Word, mantener los datos vinculados a la hoja de cálculo original, pegar los datos como una imagen o pegar los datos como texto separado por tabulaciones.

Insertar hoja de cálculo de Excel en Word

En algunos casos, es posible que desee ir en la dirección opuesta. En lugar de una combinación de correspondencia de Excel a Word , por ejemplo, es posible que simplemente desee incrustar una hoja de cálculo de Excel _t en un documento de Word. _ Esto podría ser parte de algún tipo de propuesta, como un plan de negocios o una solicitud de subvención. Si usa datos reales, puede ser una excelente manera de complementar su copia con las cifras exactas que correspondan con lo que está discutiendo.

Para copiar una hoja de cálculo de Excel en un documento de Microsoft Word , hará sus copias en el documento de origen y las pegará en su documento de Word, el destino. Tendrás cinco opciones mientras pegas:

  • Use el tema de destino e incruste el libro de trabajo : el libro de trabajo se incrustará en su documento, coincidiendo con el tema de su documento de destino (Word). El gráfico no se vincula al documento de Excel, por lo que si actualiza algo, no se actualizará automáticamente.

  • Mantener el formato de origen e incrustar el libro de trabajo: esto mantiene intacto el formato de la hoja de cálculo de Excel. El gráfico no se vincula al documento de Excel, por lo que si actualiza algo, no se actualizará automáticamente.

  • _ Usar tema de destino y enlace dat _a: esta opción respeta el formato que ha creado en su documento de Word. Sus datos están vinculados, lo que significa que cuando realiza un cambio en su documento de Excel, se actualizará en su documento de Word.

  • Mantenga el formato de origen y los datos de enlace : su documento coincidirá con el tema de Excel, no con el tema de Word. Su hoja de cálculo de Excel estará vinculada, de modo que cuando haga un cambio en su documento de Excel, el documento de Word también se actualice.

  • Imagen : inserta la hoja de cálculo de Excel como una imagen.

Si decide "vincular datos" cuando fusiona documentos de Word y Excel de esta manera, es posible que no siempre encuentre que esas actualizaciones son inmediatas. Si no ve una actualización de su hoja de cálculo de Excel en su documento de Word, simplemente seleccione Herramientas de gráficos-Diseño-Actualizar datos para obtener la versión más actualizada.

Guardar documento de Word en Excel

Hay casos en los que su elección de combinar Word y Excel va en la otra dirección: desea guardar su documento de Word como un documento de Excel. Claro, puede mover manualmente los datos, pero eso puede llevar mucho tiempo. Existe una forma más sencilla.

Una vez que tenga abierto el documento de Word deseado, seleccione Archivo-Guardar como y busque la ubicación donde desea guardar el documento. Debajo de la opción de carpeta, verá otro cuadro desplegable con la etiqueta Formato de archivo. Seleccione Texto sin formato.

Ahora que ha guardado el documento de Word, puede abrir su hoja de cálculo de Excel y extraer la información. En su documento de Excel, seleccione Datos-Desde texto. En algunas versiones, puede ver esto como Data-Get Internal Data-Import Text File. Desde aquí, puede buscar el documento de Excel que guardó y extraerlo. Cuando se le solicite, deberá seleccionar Delimitado y Espacio para el delimitador.

Combinar dos archivos de Excel

Aunque puede resultar útil combinar Word y Excel , es posible que no se dé cuenta de que puede combinar dos archivos de Excel. Una forma de hacer esto es copiar las hojas de trabajo en el documento de origen haciendo clic en las pestañas en la parte inferior, haciendo clic derecho y seleccionando Copiar. En Para reservar, seleccione el libro de trabajo de destino donde desea que lleguen las hojas de trabajo, seleccione dónde le gustaría que se coloque en referencia a las hojas existentes y asegúrese de que Crear una copia esté marcado si desea que el original permanezca en el libro de trabajo de origen.

Aunque este método es eficaz con una hoja de trabajo, si tiene varios archivos que necesita combinar en uno, podría resultar complicado. Si se siente cómodo creando macros, puede escribir una que combine todos los archivos en uno. Puede encontrar macros de muestra para esto en línea que puede copiar y pegar.

Combinar documentos de Word

Una combinación de correspondencia de Excel a Word no es la única forma de extraer datos de otro documento a Word. El software tiene una función que le permitirá fusionar varios archivos en uno. El objetivo principal de esto es comparar varias versiones entre sí. Por lo tanto, si sus colegas han realizado cambios en un documento, esta función le permite compararlos fácilmente para ver qué ha cambiado.

Para fusionar dos documentos , seleccione Revisar-Comparar-Combinar . Se le pedirá que seleccione los archivos que desea reunir. Se le pedirá que etiquete los cambios no marcados con, lo que le permite ingresar el nombre de la persona que realizó los cambios en el documento revisado. Seleccione para mostrar los cambios en un nuevo documento, haga clic en Aceptar y obtendrá su nuevo documento.