Asalariado vs. Empleados contratados

Cada vez más empresas están adoptando un contrato y mano de obra remota para tipos específicos de funciones laborales. Si bien existen ventajas de utilizar empleados contratados sobre empleados asalariados para ciertos puestos, estos puestos no permanentes no reemplazarán completamente la necesidad de empleados de la empresa. Legalmente hablando, alguien que paga un salario con impuestos y costos de seguro atribuidos a su empleo es una empleada; un contratista es independiente de la empresa, mantiene sus propios gastos generales y técnicamente no es un empleado.

Definir contratista vs. Empleado

La diferencia entre trabajar como contratista o como empleado puede no parecer una distinción importante para las empresas, o incluso para los empleados, al principio. Pero existen serias implicaciones fiscales y de seguros si la empresa o el empleado no comprenden las diferencias y siguen las reglas.

El IRS ha definido al empleado: un empleado recibe un salario designado con un formulario W-2 que registra su salario, retenciones de impuestos y desglose y deducciones, junto con planes de beneficios. La empresa establece el lugar de trabajo del empleado, su horario y sus deberes específicos, todo sujeto a los ajustes que requiera la empresa. Básicamente, el empleador controla todos los aspectos del trabajo de un empleado.

Un contratista es un trabajador independiente que generalmente dirige su propia empresa para realizar tipos específicos de trabajo. Los contratistas generalmente reciben un pago por cada trabajo completado y reciben un formulario 1099 de sus clientes para registrar los ingresos. El contratista puede realizar el mismo tipo de trabajo para varias empresas y no está sujeto al aspecto de control de un empleador. Por ejemplo, una empresa puede contratar a un gerente de TI interno, un empleado, que debe ir a la oficina para monitorear, actualizar y ajustar los protocolos y la seguridad de TI. Alternativamente, la empresa puede contratar a un consultor de TI contratista que pueda monitorear la seguridad desde una ubicación remota y solo ingrese a la oficina cuando sea necesario.

Beneficios y desventajas de los empleados asalariados

Los empleados asalariados brindan tanto beneficios como desventajas para los líderes empresariales. Una empresa, especialmente una que ha designado un horario comercial para atender a los clientes, necesita mantener una cierta cantidad de empleados asalariados o por horas para mantener las operaciones durante el horario laboral. Además de tener personas disponibles para ayudar a los consumidores, es importante que los líderes empresariales tengan la capacidad de controlar y cambiar las tareas asignadas, según sea necesario, de cualquier empleado. Esto significa que el jefe puede controlar las interacciones y los procesos de los empleados. Significa que el empleado está sujeto a las políticas y procedimientos de la empresa que garantizan que los servicios se presten de acuerdo con el deseo de la empresa.

Además de los beneficios para el empleador, existen beneficios para los empleados. Cuando un empleado recibe un salario con beneficios, sabe que sus impuestos están pagados. Sabe que su plan de jubilación está financiado. Tiene confianza en que tiene un trabajo estable que le brinda seguridad personal. Eso se traduce en una actitud positiva y más productiva para muchos empleados. También permite a los empleados vincularse y construir una cultura empresarial. Se convierte en un microcosmos de un entorno social: un enfoque de equipo con amigos, entrenadores y mentores que ayudan a guiar a los empleados hacia cosas más grandes y mejores.

Las desventajas de los empleados asalariados son los costos para el empleador, así como la inflexibilidad para el empleado. Debido a los impuestos adicionales y los costos de seguros, más los gastos generales para mantener más personal, los empleados pueden ser más costosos que los contratistas. Los empleados que buscan un horario flexible pueden tener problemas con la rigidez de algunos trabajos.

Beneficios y desventajas de los empleados contratados

Los empleados contratados son una fuerza laboral ágil para los empleadores. Los contratistas pueden trabajar de forma remota o por períodos de tiempo limitados en tareas específicas. Esto reduce los gastos generales significativamente, aunque algunos contratistas pueden costar más por hora que un empleado asalariado interno. La empresa puede agregar o reducir tareas a medida que cambien las necesidades o el presupuesto sin recurrir al contratista. La empresa tampoco está obligada a mantener los impuestos por desempleo, Seguro Social o Medicare para el contratista.

Los contratistas generalmente disfrutan de la flexibilidad de sus trabajos y pueden deducir gastos para compensar los impuestos que pagarán más adelante en función de sus ganancias. Esta flexibilidad es una ventaja para el contratista, pero a veces se convierte en un problema para los empleadores que no pueden controlar las horas de un contratista. El empleador no puede tener un control manifiesto sobre la programación, por lo tanto, si hay una necesidad urgente que debe abordarse, el negocio está sujeto a la disponibilidad de horarios del contratista.

Consideraciones fiscales del empleo

Como ya se mencionó, a un empleado asalariado se le paga en un estado W-2. Como parte de su paquete de incorporación inicial, completa un Formulario W-9 para indicar sus retenciones, esencialmente la cantidad de impuestos estatales y federales que quiere retener de cada cheque de pago. Además de esto, el cheque de pago restará las retenciones elegidas, como las de jubilación o seguro médico. El empleador también retiene el Seguro Social, Medicare y otros impuestos complementarios en función de la responsabilidad de pago del empleado. El formulario W-2 de un empleado también está sujeto a un embargo automático por cuestiones tales como manutención de niños atrasada, impuestos atrasados, juicios judiciales y otros artículos adeudados.

Al empleado contratado se le paga mediante cheque o depósito directo. Recibe un Formulario 1099 de cada cliente al final del año para contabilizar sus ganancias, a menos que una compañía le pague $ 600 o menos por el año. Por lo tanto, los contratistas deben tener cuidado de mantener registros de ingresos de todos los clientes independientemente de la cantidad, porque todos los ingresos están sujetos a impuestos incluso si no se emite un Formulario 1099. En la mayoría de los casos, el empleado contratado no tiene beneficios, impuestos ni retenciones de su salario. En otras palabras, si su ingreso del trabajo es de $ 25,000, su salario es de $ 25,000. Debe presentar los impuestos con un Anexo C para contabilizar los ingresos y gastos de su negocio. También debe pagar impuestos sobre la renta trimestrales para evitar sanciones al completar su declaración.

Los empleadores son penalizados por no presentar los formularios de manera oportuna cada año, porque los empleados necesitan un aviso adecuado para presentar sus declaraciones de impuestos antes de las fechas límite. Si un empleador no emite el Formulario W-2 o el Formulario 1099 antes del 31 de enero del año en que vence la declaración de impuestos del año anterior, habrá multas económicas por cada documento no presentado. Las tarifas comienzan en $ 50 por formulario, con un máximo de $ 536,000 para las grandes empresas.

Un empleador no solo está sujeto a sanciones y posibles indicadores de auditoría si no presenta los formularios dentro del plazo adecuado, sino que también está sujeto a la investigación de la agencia reguladora a través del Departamento de Trabajo. Las multas del IRS se aplican a cada clasificación errónea, más 1.5 por ciento en multas de hasta 40 por ciento de impuestos FICA no retenidos de la parte de un empleado y en el 100 por ciento de la parte del empleador. FICA totaliza aproximadamente el 15,3 por ciento de la nómina, con empleados y empleadores dividiendo el total.

Por ejemplo, si a un empleado se le pagó $ 100,000 incorrectamente como contratista durante tres años, el empleador podría pagar hasta $ 150 por tres años de completar incorrectamente los formularios y otro 1.5 por ciento de la cantidad que debería haberse destinado al Seguro Social y Medicare. Suponga que los montos del empleador fueron 6.2 por ciento para el Seguro Social y 1.45 por ciento para Medicare. Eso equivale al 7,65 por ciento, más la multa del 1,5 por ciento, lo que equivale al 9,15 por ciento de los $ 100,000. Eso es $ 9,150 por cada uno de los tres años, más de $ 27,000 a pagar solo en la porción del empleador.

La parte del empleado sigue siendo del 7,65 por ciento, para un total de $ 7,650 anuales con el 40 por ciento pagado por el empleador como multa. Eso es $ 3,060 en multas adicionales u otros $ 9,180 por tres años de clasificación errónea del empleado.

Comparación de costos: salario vs. Contratista

Comparar los costos y los beneficios para el empleador para cada tipo de trabajador requiere observar el salario o la tarifa por hora más el costo de los beneficios y los gastos generales de un empleado contratado frente a un empleado asalariado. Esto supone que ambos empleados realizan la misma función y trabajan las mismas horas en el transcurso de un año.

Los costos tomados en cuenta con los empleados asalariados incluyen beneficios complementarios como atención médica y jubilación, además de tiempo de enfermedad y vacaciones. También hay gastos generales de oficina y costos administrativos y generales; cuando tiene personas que deben estar en la oficina, debe tener espacio, suministros, equipos para que los usen y personas para administrarlos. Estos costos pueden tomar el costo por hora de un empleado de $ 40 por hora y hacer que el costo efectivo por hora sea de $ 80 por hora. Si le paga a un contratista $ 60 por hora para hacer el mismo trabajo, con poco o ningún otro costo, está ahorrando dinero.

Uso indebido de empleados como contratistas

Algunos dueños de negocios contratan empleados que no están excluidos de la prueba de control del IRS. Hacen esto para evitar pagar costosos impuestos sobre la nómina y primas de seguro de compensación para trabajadores, y asumir la responsabilidad de los empleados. Si se determina que una empresa viola las reglas con respecto al estado de un empleado, está sujeta a multas y sanciones con las autoridades estatales y federales.

Un empleado contratado legítimamente como contratista puede ser contratado como empleado, en función de los cambios en las necesidades y solicitudes del liderazgo empresarial. Si esto sucede, la empresa debe realizar la transición del empleado de contratista a empleado asalariado. Se debe redactar un nuevo contrato de trabajo con los términos adecuados; Luego, el nuevo empleado es incorporado como nuevo empleado, completando todos los formularios de impuestos necesarios. Ya no es contratista y la empresa agrega la información del nuevo empleado a las políticas de compensación para trabajadores.

Elegir el tipo de empleado

Cuando busque un nuevo empleado, primero considere las necesidades de la empresa. Escriba una descripción del trabajo que incluya todo, desde deberes y habilidades laborales hasta requisitos de horas y disponibilidad. Por ejemplo, es posible que necesite a alguien que pueda trabajar alternando los sábados para eventos especiales. Esto sería parte de cómo define lo que necesita y si necesita controlar esas horas. Si solo necesita a alguien durante tres de las 40 horas por semana laboral para tareas específicas, es posible que esté bien contratar a un contratista.

Sin embargo, considere más que el costo. Considere el papel que jugará el empleado con otros miembros del equipo y consumidores. Muchos agentes de seguros trabajan solo a comisión y se consideran contratistas independientes que trabajan en la misma oficina. Lo mismo ocurre con los agentes inmobiliarios. Es posible que se les solicite que asistan a reuniones semanales, pero por lo demás tienen flexibilidad en sus horarios y en cómo llevan a cabo su parte del negocio. Uno de los beneficios clave de los empleados contratados en tales situaciones es que encuentras gente hambrienta de triunfar. Esto ayuda a que la empresa funcione bien y la reputación de la oficina genera impulso entre los consumidores.

Al mismo tiempo, los empleados contratados pueden estresarse demasiado si sienten que no hay suficiente trabajo para satisfacer sus necesidades de ingresos. Una empresa podría perder a un contratista que encuentre un mejor contrato en otro lugar.

Advertencia

Los empleadores son responsables de los errores en la retención de impuestos en el Formulario W-2 o el Formulario 1099 de fin de año. Utilice un CPA o un servicio de nómina profesional para asegurarse de clasificar y presentar la nómina de los empleados correctamente. El IRS y el Departamento de Trabajo ponen la carga sobre los empleadores, no sobre los empleados.